ဆိုင်ခွဲအသစ်ဖွင့်ခြင်း၊ Warehouse အသစ်တည်ဆောက်ခြင်း၊ ERP System တင်ခြင်း — ရည်မှန်းချက်တစ်ခုကို ပြောရတာလွယ်ပေမယ့် လက်တွေ့စတင်တဲ့အခါ ဘယ်ကစမလဲ၊ ဘယ်သူတာဝန်ယူမလဲ၊ ဘယ်လောက်ကြာပြီး ဘယ်လောက်ကုန်မလဲဆိုတဲ့ မေးခွန်းတွေ ပေါ်လာပါတယ်။
Project ကြီးတစ်ခုကို စီမံနိုင်လောက်တဲ့ အပိုင်းများအဖြစ် မခွဲထားလျှင် လိုအပ်တဲ့အလုပ်များ လွတ်ကျန်တတ်ပါတယ်။ အဲဒီအတွက် အသုံးဝင်တဲ့ Management Tool တစ်ခုက Work Breakdown Structure (WBS) ဖြစ်ပါတယ်။
၁။ Work Breakdown Structure (WBS) ဆိုတာဘာလဲ?
Project ပြီးမြောက်ရန် လိုအပ်သော ရလဒ်များ (deliverables) ကို အဆင့်ဆင့် ခွဲပြထားသော ဖွဲ့စည်းပုံ ဖြစ်ပါတယ်။ PMI က WBS ကို project ၏ total scope ကို deliverable အလိုက် အသေးစိတ်ခွဲထားခြင်းဟု ရှင်းပြထားသည်။ ရိုးရိုးမေးရလျှင် — “ဒီ Project ပြီးပြီလို့ ပြောဖို့ ဘာတွေပြီးစီးနေဖို့ လိုသလဲ?” ဖြစ်ပါတယ်။
၁.၁ Project ကို အလုပ်တစ်ခုတည်းလို မမြင်ပါနှင့်
“ဆိုင်ခွဲအသစ်ဖွင့်မယ်” ဆိုတာ Task List တစ်ကြောင်းတည်းနဲ့ မလုံလောက်ပါ။ နေရာနှင့်စာချုပ်၊ ဆိုင်ပြင်ဆင်မှု၊ ဝန်ထမ်း၊ ကုန်ပစ္စည်း၊ POS/Accounting System၊ Marketing နဲ့ ဖွင့်ပွဲနေ့အဆင်သင့်ဖြစ်မှု စတဲ့ အပိုင်းများ ပါဝင်နေပါတယ်။ WBS က အဲဒီစနစ်တစ်ခုလုံးကို မြင်သာစေပါတယ်။
၁.၂ အဓိကပြီးစီးရမည့်အရာများကို အရင်ခွဲပါ
ဥပမာ New Branch Opening အတွက် Level 1 က ဆိုင်ခွဲဖွင့်လှစ်နိုင်ခြင်းဖြစ်ပြီး Level 2 ကို အောက်ပါအတိုင်း ခွဲနိုင်ပါတယ် —
- Location & Contract
- Renovation & Store Setup
- People & Training
- Opening Inventory
- POS, Accounting & Systems
- Sales & Marketing Materials
- Opening Readiness
အပိုင်းတိုင်းကို ထပ်ခွဲတဲ့အခါ လုပ်ရမည့်လုပ်ဆောင်ချက် တစ်ခုချင်းထက် ပြီးစီးရမည့်ရလဒ် ကို ဦးစားပေးရေးပါ။
၁.၃ အပိုင်းတစ်ခုကို ထပ်ခွဲကြည့်ပါ
ဥပမာ People & Training အောက်မှာ လူအင်အားအစီအစဉ်၊ အတည်ပြုပြီး Job Descriptions၊ ခန့်ထားပြီး ဝန်ထမ်းများ၊ လေ့ကျင့်ပြီး ဝန်ထမ်းများ၊ ဖွင့်ပွဲနေ့ Duty Roster တို့ ပါနိုင်ပါတယ်။ Recruitment ပြီးသော်လည်း Training မပြီးသေးတာကို အဲဒီလိုခွဲထားမှ ချက်ချင်းမြင်နိုင်ပါတယ်။
၂။ WBS ဘာကြောင့်လိုအပ်တာလဲ?
၂.၁ Scope ကို ရှင်းလင်းစေတယ်
Warehouse Setup Project ဆိုပါစို့။ Racking, CCTV, Inventory Software, Staff Training, Delivery Process Design တွေ ပါဝင်သလားဆိုတာ အစကတည်းက သတ်မှတ်ထားရပါမယ်။ မသတ်မှတ်ရင် Project လုပ်နေရင်း အလုပ်သစ်တွေ ထပ်တိုးပြီး အချိန်နဲ့ ကုန်ကျစရိတ် ပြောင်းလဲနိုင်ပါတယ်။
၂.၂ မမြင်ရတဲ့အလုပ်တွေကို ဖော်ထုတ်ပေးတယ်
ဆိုင်ပြင်ဆင်ခြင်း၊ ပစ္စည်းဝယ်ခြင်းနဲ့ ဝန်ထမ်းခန့်ခြင်းတို့ကို သတိရတတ်ပေမယ့် Price Tag, POS User Account, Cash Handling Rule, Opening Stock Count နဲ့ Duty Roster စတာတွေ မေ့လျော့နိုင်ပါတယ်။ WBS မှာ အဓိက deliverables ကို ပြည့်စုံအောင်ဖော်ပြထားရင် အဲဒီလို လွတ်ကျန်မှုကို လျှော့ချနိုင်ပါတယ်။
၃။ WBS ကို ဘယ်လိုတည်ဆောက်မလဲ?
၃.၁ Project Result ကို သတ်မှတ်ပါ
“Project ပြီးပြီလို့ ဘယ်အချိန်မှာ ပြောနိုင်မလဲ?” လို့ အရင်မေးပါ။ “ဆိုင်ခွဲအသစ်ဖွင့်မယ်” ထက် “မန္တလေးတွင် Staff, Inventory, POS System နှင့် Operating Process များအဆင်သင့်ဖြင့် ဆိုင်ခွဲအသစ် စတင်လည်ပတ်နိုင်စေရန်” ဆိုရင် ပိုတိကျပါတယ်။
၃.၂ Major Deliverables ကို ခွဲပါ
Premises, Store Setup, Human Resources, Inventory, Technology & Systems, Sales & Marketing, Operational Readiness စသည်ဖြင့် Project တစ်ခုလုံးကို ဖုံးလွှမ်းနိုင်သည့် အပိုင်းများ ခွဲပါ။ ဒီအဆင့်မှာ အသေးစိတ်လုပ်ဆောင်ချက်များကို မစဉ်းစားသေးဘဲ Project ၏ အကျယ်အဝန်းကို အရင်ရှင်းပါ။
၃.၃ Work Package အဆင့်အထိ ဆက်ခွဲပါ
ဥပမာ Opening Inventory ကို အောက်ပါရလဒ်များအဖြစ် ခွဲနိုင်ပါတယ် —
- 4.1 Opening Product List အတည်ပြုပြီး
- 4.2 Required Quantity သတ်မှတ်ပြီး
- 4.3 Supplier & Purchase Orders အတည်ပြုပြီး
- 4.4 Goods Received နှင့် Stock Count ပြီးစီးပြီး
- 4.5 Inventory System Records မှန်ကန်ပြီး
- 4.6 Shelf Placement ပြီးစီးပြီး
Purchase Order တင်ခြင်း၊ ပစ္စည်းသယ်ခြင်း၊ System ထဲထည့်ခြင်း စတဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်များ ကိုတော့ အဲဒီ work package များမှ ဆက်ပြီး Task List/Schedule ထဲမှာ စီစဉ်နိုင်ပါတယ်။ ဒီလိုခွဲရင် WBS က ရလဒ်ကိုပြပြီး Task List က လုပ်ဆောင်ရမည့်အဆင့်တွေကို ပြပါတယ်။
၄။ WBS တည်ဆောက်ပြီးရင် ဘာဆက်လုပ်မလဲ?
WBS က Project Management တစ်ခုလုံးမဟုတ်ပါ။ ပြီးစီးရမည့်အပိုင်းတွေ ရှင်းသွားပြီးနောက်မှ တစ်ခုချင်းစီအတွက် တာဝန်ယူသူ၊ စတင်/ပြီးဆုံးမည့်နေ့၊ အလုပ်အချင်းချင်း မှီခိုမှု၊ ကုန်ကျစရိတ်နှင့် Progress ကို သတ်မှတ်နိုင်ပါတယ်။
WBS က “ဘာတွေပြီးစီးရမလဲ?” ကို ဖြေပေးတယ်။ RACI က “ဘယ်သူက ဘယ်အခန်းကဏ္ဍယူမလဲ?” ကို ရှင်းပေးတယ်။ Project Schedule က “ဘယ်အချိန်လုပ်မလဲ?” ကို ဆက်ဖြေရှင်းပေးပါတယ်။
၅။ SME လုပ်ငန်းတွေမှာ ဘယ်လိုသုံးနိုင်သလဲ?
ဆိုင်ခွဲဖွင့်ခြင်း၊ Warehouse ပြောင်းရွှေ့ခြင်း၊ Accounting System တင်ခြင်း၊ Sales Department ပြန်ဖွဲ့ခြင်း၊ Product Launch၊ Factory Line တပ်ဆင်ခြင်း၊ SOP Project၊ Annual Promotion Campaign နဲ့ Website တည်ဆောက်ခြင်းတို့မှာ WBS ကို အသုံးချနိုင်ပါတယ်။ လူများလာ၊ အလုပ်အပိုင်းများလာပြီး အလုပ်တစ်ခုက နောက်တစ်ခုကို မှီခိုလာလေလေ WBS ပိုအသုံးဝင်လာပါတယ်။
၆။ WBS ရေးတဲ့အခါ သတိထားရန်
- Task List အဖြစ်ပဲ မရေးပါနှင့်။ Project → Major Deliverables → Work Packages ဆိုတဲ့ အဆင့်ဆင့်ဖွဲ့စည်းပုံကို ထားပါ။
- အလွန်အကျွံ အသေးစိတ်မခွဲပါနှင့်။ Email ပို့ခြင်း၊ ဖုန်းခေါ်ခြင်းအထိ WBS ထဲမဆင်းဘဲ စီမံထိန်းချုပ်နိုင်သောအဆင့်အထိ ခွဲပါ။
- Scope မလွတ်ကျန်စေရန် စစ်ပါ။ Project အောင်မြင်ပြီးဆုံးဖို့ လိုအပ်သော အဓိကရလဒ်များ အကုန်ပါဝင်နေသင့်ပါတယ်။
၇။ Manager တစ်ယောက် မေးသင့်တဲ့ မေးခွန်း ၅ ခု
- Project ပြီးမြောက်ဖို့လိုအပ်တဲ့ အဓိက deliverables တွေ အကုန်ပါပြီလား?
- အပိုင်းတစ်ခုချင်းစီကို စီမံနိုင်လောက်တဲ့အဆင့်အထိ ခွဲထားပြီလား?
- မမြင်ရသေးတဲ့ supporting work သို့မဟုတ် မပါဝင်သင့်တဲ့အလုပ် ကျန်နေသေးလား?
- Work package များအတွက် တာဝန်ယူသူ၊ အချိန်နဲ့ ကုန်ကျစရိတ် သတ်မှတ်နိုင်ပြီလား?
- Project အဆုံးမှာ “ပြီးပြီ” လို့ ဘယ်လိုအတည်ပြုမလဲ?
အဓိက မှတ်သားရန်
WBS ရဲ့တန်ဖိုးက အလုပ်စာရင်းများများရေးခြင်းမဟုတ်ပါ။ ရှုပ်ထွေးတဲ့ Project ကို မြင်နိုင်၊ နားလည်နိုင်၊ တာဝန်ပေးနိုင်၊ အချိန်သတ်မှတ်နိုင်ပြီး စီမံနိုင်တဲ့ပုံစံ အဖြစ် ပြောင်းပေးခြင်းပါ။
Big Project → Major Deliverables → Manageable Work Packages
Key Takeaways
- WBS သည် Project တစ်ခု၏ scope ကို ရလဒ်အလိုက် အဆင့်ဆင့်ခွဲပြသည့် Planning Tool ဖြစ်သည်။
- Major Deliverables ကို အရင်ခွဲပြီး စီမံနိုင်မည့် Work Package အဆင့်အထိ ဆက်ခွဲသင့်သည်။
- Scope နှင့် လွတ်ကျန်နိုင်သောအလုပ်များကို ပိုမြင်သာစေသည်။
- WBS ပြီးနောက် Responsibility, Schedule, Cost နှင့် Progress Management ကို ဆက်တည်ဆောက်နိုင်သည်။
ကိုးကားရင်းမြစ်များ
- Project Management Institute (PMI), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management.
- PMI — What Is a Work Breakdown Structure (WBS)?
အသိပေးချက် (Disclaimer)
ဤဆောင်းပါးသည် စာအုပ်များ၊ ကျမ်းများနှင့် ဖော်ပြထားသည့် ရင်းမြစ်များကို လေ့လာ၍ ပညာပေးနှင့် ဆွေးနွေးဖလှယ်ရန် ရေးသားထားသော The T.E.A.M Solutions ၏ ရှင်းလင်းချက်နှင့် ထင်မြင်ယူဆချက်များသာ ဖြစ်ပါသည်။ သီးခြားလုပ်ငန်းတစ်ခုအတွက် တိုက်ရိုက် စီးပွားရေး၊ ဘဏ္ဍာရေး သို့မဟုတ် စီမံခန့်ခွဲမှုအကြံပေးချက်အဖြစ် မယူဆသင့်ပါ။ မိမိလုပ်ငန်းတွင် အသုံးချမီ အခြေအနေ၊ အချက်အလက်နှင့် သက်ဆိုင်ရာ ပညာရှင်များ၏ အမြင်ကို ထပ်မံစစ်ဆေးသင့်ပါသည်။