RACI Matrix ကို အသုံးပြုပြီး တာဝန်၊ လုပ်ပိုင်ခွင့်နဲ့ Accountability ကို ရှင်းလင်းခြင်း
SME လုပ်ငန်းတစ်ခု ကြီးလာတဲ့အခါ အဖြစ်များတဲ့ပြဿနာတစ်ခုရှိပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေ ပိုများလာတယ်။ Department တွေ ပိုများလာတယ်။ Manager တွေလည်း ခန့်ထားတယ်။ ဒါပေမယ့် ဆုံးဖြတ်ချက်တော်တော်များများ Owner ဆီပဲ ပြန်ရောက်လာတယ်။
Purchase လုပ်မလား — Owner ကိုမေး။ Customer ကို Credit ပေးမလား — Owner ကိုမေး။ Discount ပေးမလား — Owner ကိုမေး။ Voucher approve လုပ်မလား — Owner ကိုမေး။ Stock adjustment လုပ်မလား — Owner ကိုမေး။
နောက်ဆုံး Owner က Company ရဲ့ Strategy စဉ်းစားရမယ့်အစား နေ့စဉ် Operating Decisions တွေထဲမှာပဲ ပိတ်မိသွားပါတယ်။ ပြဿနာက လူမရှိတာ မဟုတ်နိုင်ပါဘူး။ ဘယ်သူက ဘာလုပ်ရမလဲ၊ ဘယ်သူက နောက်ဆုံးတာဝန်ခံရမလဲဆိုတာ မရှင်းတာ ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။
ဒီပြဿနာကို ဖြေရှင်းဖို့ အသုံးဝင်တဲ့ Organizational Management Tool တစ်ခုက RACI Matrix ဖြစ်ပါတယ်။ RACI Matrix ဆိုတာ Task နဲ့ Decision တစ်ခုချင်းစီမှာ ဘယ်သူက ဘယ် Role ကိုယူရမလဲဆိုတာ ရှင်းလင်းစွာသတ်မှတ်ပေးတဲ့ Responsibility Assignment Matrix ဖြစ်ပါတယ်။
R — Responsible
Responsible ဆိုတာ အလုပ်ကို လက်တွေ့လုပ်ဆောင်သူ ဖြစ်ပါတယ်။ ဥပမာ Credit Application တစ်ခုမှာ Customer ရဲ့စာရွက်စာတမ်းတွေ စုရမယ်၊ Background စစ်ရမယ်ဆိုရင် Sales Staff သို့မဟုတ် Sales Lead က Responsible ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ Responsible ဟာ Final Decision Maker မဟုတ်ပါဘူး။ သူက အလုပ်ကိုပြီးအောင် လုပ်သူဖြစ်ပါတယ်။
A — Accountable
Accountable ဆိုတာ ဒီအလုပ်ရဲ့ နောက်ဆုံးရလဒ်အတွက် တာဝန်ခံပြီး အတည်ပြု/ပယ်ချဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်ရှိသူ ဖြစ်ပါတယ်။ RACI ရဲ့ အရေးကြီးဆုံး Golden Rule တစ်ခုက Task တစ်ခုမှာ A တစ်ယောက်တည်းရှိသင့်တယ် ဆိုတာပါ။
A မရှိရင် “ဘယ်သူဆုံးဖြတ်မှာလဲ?” ဆိုတာမရှင်းဘူး။ A များလွန်းရင် “ဘယ်သူ့ဆုံးဖြတ်ချက်ကိုလိုက်ရမလဲ?” ဆိုတာမရှင်းတော့ဘူး။ Accountability ရှင်းချင်ရင် Final Owner တစ်ယောက်ရှိဖို့လိုပါတယ်။
C — Consulted
Consulted ဆိုတာ ဆုံးဖြတ်ချက်မချခင် အကြံယူသင့်တဲ့သူ ဖြစ်ပါတယ်။ ဥပမာ Customer Credit Approval တစ်ခုမှာ Branch Manager က Local Customer Reputation ကို သိနေရင် သူ့ဆီက အကြံယူနိုင်ပါတယ်။ C ဟာ Decision Maker မဟုတ်ပါဘူး။ သူက Information နဲ့ Expert Opinion ပေးသူဖြစ်ပါတယ်။
C များလွန်းရင် လူတိုင်းကိုမေးရမယ်၊ Meeting ထပ်လုပ်ရမယ်၊ Approval ကြာမယ်၊ Decision နှေးလာမယ်။ ဒါကြောင့် မရှိမဖြစ်လိုအပ်သူများကိုသာ Consulted ထားသင့်ပါတယ်။
I — Informed
Informed ဆိုတာ Decision ချပြီးသွားတဲ့အခါ သို့မဟုတ် Task ပြီးသွားတဲ့အခါ သိထားဖို့လိုတဲ့သူ ဖြစ်ပါတယ်။ သူ့ဆီက Permission မလိုပါဘူး။ Advice မလိုပါဘူး။ သိထားဖို့ပဲလိုပါတယ်။
ကုမ္ပဏီတွေမှာ “Informed” ပဲထားသင့်တဲ့သူကို “Approver” လုပ်ထားလို့ Email တစ်စောင်၊ Voucher တစ်စောင်၊ Purchase တစ်ခုဟာ လူအများကြီး လက်မှတ်ထိုးရတာမျိုးဖြစ်တတ်ပါတယ်။
“အားလုံးတာဝန်ရှိတယ်” ဆိုတာ ဘာကြောင့်အန္တရာယ်ရှိသလဲ?
Meeting တစ်ခုမှာ “ဒီ Customer ကို follow up လုပ်ကြပါ” လို့ပြောလိုက်တယ်ဆိုပါစို့။ လူငါးယောက်လုံးကြားပါတယ်။ ဒါပေမယ့် Responsible ဘယ်သူလဲ မသတ်မှတ်ထားဘူး။ နောက်တစ်ပတ် Customer ကို မဆက်သွယ်ရသေးဘူး။ မေးလိုက်တဲ့အခါ “သူလုပ်မယ်ထင်တာ”၊ “Sales ကလုပ်မယ်ထင်တာ” ဆိုပြီးဖြစ်လာပါတယ်။
ဒီလို Diffusion of Responsibility ဖြစ်လာရင် တာဝန်ရှိသူများတာက Accountability များတာမဟုတ်ဘဲ Accountability ပျောက်သွားတာဖြစ်နိုင်ပါတယ်။
Owner Bottleneck ကို RACI ဘယ်လိုလျှော့ချနိုင်သလဲ?
SME Owner အများစုရဲ့ပြဿနာက Delegation မလုပ်ချင်တာတစ်ခုတည်းမဟုတ်ပါဘူး။ Delegation လုပ်လိုက်ရင် ဘယ်သူ့ကို ဘယ်လောက်လုပ်ပိုင်ခွင့်ပေးရမလဲ၊ ဘယ်အဆင့်အထိဆုံးဖြတ်နိုင်သလဲ၊ ဘယ်အချိန် Owner ကိုတင်ပြရမလဲဆိုတာ မရှင်းလို့ Owner ကိုယ်တိုင်ပြန်ကိုင်နေရတာလည်း ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။
ဥပမာ Credit Approval Process တစ်ခုကို —
R: Branch Sales Lead — Customer Information နဲ့ Documents စုမယ်။
A: Finance Manager — သတ်မှတ် Credit Limit အတွင်း Approve/Reject လုပ်မယ်။
C: Branch Manager — Local Market Knowledge ပေးမယ်။
I: Managing Director & Warehouse Supervisor — Decision ကို အသိပေးခံရမယ်။
ဆိုပြီးခွဲထားနိုင်ပါတယ်။ ဒီနေရာမှာ MD ကို Process ထဲကဖယ်ထုတ်တာမဟုတ်ပါဘူး။ MD ရဲ့ Role ကို Approver for Everything ကနေ Strategic Oversight ဆီပြောင်းပေးတာဖြစ်ပါတယ်။
RACI Matrix ရေးပြီးရင်ပြီးပြီလား?
မပြီးသေးပါဘူး။ Row Analysis နဲ့ Column Analysis ပြန်လုပ်ဖို့လိုပါတယ်။
Row တစ်ခုမှာ A ဘယ်နှယောက်ရှိလဲ? A မရှိဘူးလား? တစ်ယောက်ထက်ပိုနေသလား? ရာထူးတစ်ခုထဲမှာ R အရမ်းများပြီး Workload Overload ဖြစ်နေသလား? Consulted အရမ်းများပြီး Decision Slow ဖြစ်နေသလား? ဆိုတာပြန်စစ်ရပါတယ်။
ပြီးရင် RACI ကို Excel သို့မဟုတ် Chart တစ်ခုအဖြစ်သာထားမယ့်အစား SOP နဲ့ Process ထဲမှာထည့်သွင်းသင့်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းတိုးချဲ့ချိန်၊ Branch တိုးချဲ့ချိန်မှာလည်း ပြန်လည်သုံးသပ်သင့်ပါတယ်။
Myanmar SME Owner တစ်ယောက် ဘယ်ကနေစမလဲ?
Company တစ်ခုလုံးအတွက် RACI တစ်ခါတည်းမဆွဲပါနဲ့။ အရင်ဆုံး အမြဲပြဿနာတက်နေတဲ့ Process သုံးခုလောက်ရွေးပါ။ ဥပမာ Credit Approval, Purchase Approval, Customer Discount Approval စတာတွေပါ။
ပြီးရင် Task တစ်ခုချင်းအတွက် — ဘယ်သူလုပ်မလဲ? ဘယ်သူ Final Decision ချမလဲ? ဘယ်သူ့ဆီက Advice လိုလဲ? ဘယ်သူ့ကို သိပေးရုံပဲလဲ? ဆိုတာခွဲပါ။
RACI ရဲ့အဓိကတန်ဖိုးက Chart လှလှတစ်ခုရတာမဟုတ်ပါဘူး။ Decision Rights ကို ရှင်းစေခြင်းဖြစ်ပါတယ်။
နိဂုံး
Owner တစ်ယောက် အလုပ်များနေတာဟာ Company ကောင်းကောင်းလည်နေတဲ့ သက်သေမဟုတ်ပါဘူး။ Owner မရှိရင် Decision မချနိုင်ဘူး၊ Approval မရဘူး၊ Process မသွားဘူးဆိုရင် Organization က လူတစ်ယောက်အပေါ် အလွန်မူတည်နေတယ်ဆိုတဲ့ လက္ခဏာဖြစ်နိုင်ပါတယ်။
ကောင်းမွန်တဲ့ Management System ဆိုတာ Owner က အရာအားလုံးကို ကိုယ်တိုင်လုပ်တာမဟုတ်ပါဘူး။ မှန်ကန်တဲ့အလုပ်ကို မှန်ကန်တဲ့လူက မှန်ကန်တဲ့လုပ်ပိုင်ခွင့်နဲ့ လုပ်နိုင်အောင် System တည်ဆောက်ပေးခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ RACI Matrix က ရိုးရှင်းပေမယ့် Accountability မရှင်းတဲ့ Organization တစ်ခုကို စနစ်တကျပြန်တည်ဆောက်ဖို့ အရေးကြီးတဲ့ Management Tool တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။
လေ့လာရာတွင် အသုံးပြုထားသော အရင်းအမြစ်များ
Management Tools 1 (Google Drive Knowledge Base)
သတိပြုရန်
ဤဆောင်းပါးသည် စာအုပ်နှင့် လေ့လာမှတ်စုများအပေါ် အခြေခံသည့် ပညာရေးဆိုင်ရာ သုံးသပ်ချက်နှင့် ထင်မြင်ယူဆချက်များသာ ဖြစ်ပါသည်။ သီးခြားလုပ်ငန်းအတွက် စီးပွားရေး သို့မဟုတ် ဘဏ္ဍာရေး အကြံပေးချက် မဟုတ်ပါ။ ဆုံးဖြတ်ချက်မချမီ မိမိလုပ်ငန်း၏ အချက်အလက်များကို စစ်ဆေးပြီး သက်ဆိုင်ရာ ကျွမ်းကျင်သူနှင့် ဆွေးနွေးပါ။